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Über jeden Dienstleistenden wird im Bundesamt eine Personalakte geführt. Diese unterteilt sich in eine Grundakte, die den Musterungs- und Zivildienstteil enthält, und in Teilakten, insbesondere die Tauglichkeitsakte mit ärztlichen Unterlagen. Daneben werden Sachakten geführt, insbesondere die Heilfürsorgeakte. Einzelheiten zu der Behandlung der Personalakte ergeben sich aus § 36 des Zivildienstgesetzes und der Verordnung über die Führung der Personalakten durch das Bundesamt in der jeweils geltenden Fassung.

Personenbezogene Unterlagen, die die Durchführung des Zivildienstes betreffen und vom Bundesamt im Original oder in Kopie übersandt werden, werden bei der Zivildienststelle als Nebenakte für die Dauer des Zivildienstes geführt. Vorgänge über einen Zivildienstleistenden, die in der Zivildienststelle entstehen und ausschließlich dort verbleiben (z.B. Dienstplaneinteilungen, Urlaubsgewährung), werden in einer Teilakte geführt. Es bestehen keine Bedenken dagegen, die Nebenakte und Teilakte in einem Aktenordner (Dienststellenakte) zu führen, sofern diese durch ein Trennblatt deutlich unterscheidbar sind.

In der Verwaltungsstelle / Zivildienstgruppe werden eine Nebenakte und eine Teilakte geführt, die personenbezogene Vorgänge enthalten, die für die Erledigung der Verwaltungsaufgaben erforderlich sind. Nr. 2 Satz 2 gilt auch hier.

Der Zivildienstleistende ist zu Beschwerden über ihn und Behauptungen, die für ihn ungünstig sind oder nachteilig sein können, sowie zu Werturteilen vor deren Aufnahme in die Grundakte oder Nebenakte / Teilakte zu hören. Die ihm eröffnete Anhörungsmöglichkeit ist in der Akte zu vermerken, desgleichen eine etwaige Äußerung zur Sache.

Die Akten dürfen nur den Personen zugänglich sein, die für die Bearbeitung der Personalangelegenheiten der Zivildienstleistenden in den Zivildienststellen oder Verwaltungsstelle / Zivildienstgruppe zuständig und entsprechend zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften verpflichtet sind.

Der Dienstpflichtige hat Anspruch auf Einsicht in die Personalakte beim Bundesamt, in die Dienststellenakte sowie in die Nebenakte bei der Verwaltungsstelle / Zivildienstgruppe.

Spätestens sechs Wochen nach Beendigung des Dienstverhältnisses muss die Dienststellenakte von der Zivildienststelle an die zuständige Verwaltungsstelle / Zivildienstgruppe (nicht an das Bundesamt für den Zivildienst) übersandt werden¹. Eine verspätete oder unterlassene Übersendung an die Verwaltungsstelle / Zivildienstgruppe bedeutet einen Verstoß gegen den Anerkennungsbescheid als Zivildienststelle. Vor der Versendung sind zahlungsbegründende Unterlagen und Zahlungsnachweise (z.B. Soldlisten) auszusortieren. Diese sind fünf Jahre in der Zivildienststelle aufzubewahren.

Die Zivildienststelle muss auch darauf achten, dass personenbezogene Daten der Zivildienstleistenden spätestens sechs Wochen nach Beendigung des Zivildienstverhältnisss gelöscht werden. Zuvor müssen die Zahlungsbelege ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt oder auf Datenträger (Diskette oder CD-ROM) übertragen werden; diese sind nach der Rechnungslegungsfrist für die Dauer von fünf Jahren aufzubewahren.

¹Leistet ein Zivildienstleistender abschnittsweisen Dienst nach § 24 Abs. 2 des Zivildienstgesetzes, ist die Dienststellenakte bis zur Beendigung des letzten Abschnitts aufzubewahren. Die Dienststelle muss die Dienststellenakte spätestens sechs Wochen nach Beendigung des letzten Zivildienstabschnitts an die zuständige Verwaltungsstelle/Zivildienstgruppe übersenden. Die Verwaltungsstellen/Zivildienstgruppen müssen die Dienststellenakte spätestens sechs Monate nach Beendigung des letzten Abschnitts vernichten.