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und jede Abteilung wiederum in mehrere Referate.

Die Stabsstellen "Presse- und Öffentlichkeitsarbeit", "Modernisierung" und "Datenschutzbeauftragter" sind der Präsidentin des Bundesamtes unmittelbar unterstellt. Der Pressesprecher und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sind mit einem allgemeinen Auskunftsdienst und der Herstellung des Magazins für Zivildienstleistende beauftragt. Der Datenschutzbeauftragte ist vor allem für die Sicherstellung des Datenschutzes im Bundesamt und in seinen Außenstellen sowie für die Erteilung von Auskünften über die hier gespeicherten personenbezogenen Daten zuständig.

Die Aufgaben insbesondere derjenigen Referate, an die sich Kriegsdienstverweigerer, Kriegsdienstverweigerinnen, Zivildienstleistende und Dienststellen mit ihren Anliegen und Anträgen in der Regel wenden, werden nachfolgend vorgestellt.

Aufgaben der Abteilung I

Die Abteilung I befasst sich mit den Rahmenbedingungen für die Durchführung des Zivildienstes.

Das Referat I 1 (Anerkennung und Bestandspflege von Dienststellen und ihren Zivildienstplätzen) ist für die Anerkennung von einzelnen Zivildienststellen (Dienststellen) und ihren Zivildienstplätzen verantwortlich. Das Referat führt zudem die Bestandspflege und Verwaltung vorhandener Dienststellen und Zivildienstplätze durch. Die Bestandspflege beinhaltet im Wesentlichen den Änderungsdienst bei Adress- und Kommunikationsdaten, die Platzzahlerhöhung oder -verminderung, den Rechtsträgerwechsel, die Überwachung der Einhaltung von Auflagen und Nebenbestimmungen sowie den Widerruf von Dienststellen (auf Antrag oder von Amts wegen).

Die Tauglichkeit, Dienstfähigkeit und Verwendbarkeit der Dienstpflichtigen und Dienstleistenden werden von der Stabsstelle Ärztlicher Dienst und dem Referat I 2 (Tauglichkeit) beurteilt und überwacht. Hierzu arbeiten die Stabsstelle und das Referat I 2 mit "Beauftragten Ärzten" im gesamten Bundesgebiet zusammen.

Das Referat I 3 (Bildung und Ausbildung, Zivildienstschulen) organisiert den Einführungsdienst (§ 25a ZDG) der Dienstleistenden. Zu ihm gehören die bundesweit eingerichteten Zivildienstschulen. Die Abordnungen zur Lehrgangsteilnahme werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dieses Referates gefertigt. Das Referat beauftragt u.a. Verbände der Freien Wohlfahrtspflege mit der Durchführung fachspezifischer Einführungslehrgänge und bewilligt seelsorgerische und dienstzeitbegleitende Betreuungsmaßnahmen.

Das Referat I 3 ist Ansprechpartner für die Verbände der Freien Wohlfahrtspflege und der Dienststellen bei der Durchführung des Einweisungsdienstes gemäß § 25b ZDG.

Durch das Referat I 4 (Heilfürsorge, Zahnärztlicher Dienst) wird die Heilfürsorge für die Dienstleistenden sichergestellt.

Das Referat I 4 entscheidet auch über genehmigungspflichtige Leistungen im Rahmen der ärztlichen und zahnärztlichen Versorgung. Dies sind z.B. besondere Sehhilfen, stationäre Krankenhausbehandlung, Zahnersatz (Kronen und Brücken), Parodontosebehandlung, Schienenbehandlung. Es stellt zudem Zivildienstbeschädigungen während der Dienstzeit fest und wickelt die entsprechenden Ausgleichszahlungen ab. Mit den jeweiligen Leistungserbringern, Rechnungsstellen und den Kassen- und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen wird dort abgerechnet.

Die übrigen Geld- und Sachbezüge der Dienstleistenden wie Sold, Reisekosten in besonderen Fällen, Reisebeihilfe für Familienheimfahrten, Mobilitätszuschlag, Entlassungsgeld, Beiträge zur Sozialversicherung und Leistungen nach dem Arbeitsplatzschutzgesetz rechnet das Referat I 5 (Soziale Sicherung, Kostenerstattung) mit den Beschäftigungsstellen, den Dienstleistenden, den Versicherungsträgern und der Deutschen Bahn ab. Ihm obliegt außerdem die Abrechnung der Berufsförderung der Dienstleistenden. Das Referat entscheidet auch über die Gewährung von Zuschüssen für Dienstsport und Freizeitmaßnahmen der Dienstleistenden sowie über die Zuschüsse an die Träger des freiwilligen sozialen Jahres bzw. freiwilligen ökologischen Jahres.

Das Referat I 6 (Justitiariat, Haftungs- und Schadensangelegenheiten) wickelt Haftungs- und Schadensfälle ab und nimmt Schädiger von Dienstleistenden in Regress. Das Referat führt auch Prozesse aus dem Geschäftsbereich der Abteilungen I und II durch.

Aufgaben der Abteilung II

Die Abteilung II mit der Aufgabenbeschreibung "Anerkennung von Kriegsdienstverweigerern und Durchführung des Zivildienstes" ist zuständig für die Entscheidung über das "Schicksal" des Kriegsdienstverweigerers, des Dienstpflichtigen bis zum Antritt seines Zivildienstes, des Dienstleistenden während der Ableistung des Zivildienstes und des ehemaligen Dienstleistenden. Ferner ist es für die verbleibenden Aufgaben nach der Entlassung aus dem Zivildienst, z.B. im Bereich der Zivildienstüberwachung zuständig.

Alle Anträge auf Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer werden von dem Referat II 7 (Anerkennung von Kriegsdienstverweigerern) im Bundesamt für den Zivildienst bearbeitet und entschieden.

Entscheidungen über den Dienstpflichtigen oder den Dienstleistenden werden überwiegend in acht Betreuungsreferaten (II 3A, II 3B, II 4A, II 4B, II 5A, II 5B, II 6A und II 6B) getroffen.

Bevor in diesen Referaten ein Einberufungsbescheid gefertigt wird, müssen die Voraussetzungen der Verfügbarkeit des künftigen Dienstleistenden geprüft werden. Hierzu gehört u.a. die Anerkennung als Kriegsdienstverweigerer, die Tauglichkeit und Dienstfähigkeit, die Frage, ob ein Ausschluss-, Befreiungs- oder Zurückstellungsgrund vorliegt und schließlich, ob anstelle des Zivildienstes ein alternativer Dienst, wie z.B. im Zivil- oder Katastrophenschutz, in der Entwicklungshilfe, in einem "Anderen Dienst im Ausland", in einem "Freiwilligen Sozialen Jahr / Freiwilligen Ökologischen Jahr" oder in einem "Freien Arbeitsverhältnis" geleistet wird.

Nach der Einberufung und dem Dienstantritt sind die Regionalreferate zuständig für alle Angelegenheiten, die die Rechte und Pflichten des Dienstleistenden in seinem Dienstverhältnis mit sich bringen, ausgenommen für die Fachfragen im unmittelbaren Einsatz in der Dienststelle. Die Referate werden bei ihren Aufgaben unterstützt durch die Regionalbetreuerinnen und Regionalbetreuer, die als Außendienstmitarbeiterinnen und Außendienstmitarbeiter des Bundesamtes den Kontakt zwischen den Dienstleistenden und den Dienststellen auf der einen und dem Bundesamt auf der anderen Seite verbessern und auf die Einhaltung der Vorschriften vor Ort achten.

Ein bestimmter Anteil an Verwaltungsaufgaben, wie z.B. die Überwachung des Dienstantritts, die Abordnung zu Fachlehrgängen, die Anordnung von Dienstreisen, die Gewährung von Sonderurlaub, die Genehmigung von Nebentätigkeiten und die Regelung über das Wohnen in einer dienstlichen Unterkunft, schließlich auch noch die Prüfung und gegebenenfalls Abhilfe bei Beschwerden gegen Dienstleistende und Dienststellen wird von den Zivildienstgruppen und den Verwaltungsstellen wahrgenommen.

Das Referat II 1 (Grundsätzliche Angelegenheiten) beschäftigt sich mit den grundsätzlichen Angelegenheiten und Regelungen in den Bereichen der Kriegsdienstverweigerung und des Zivildienstes. Hier werden auch die Richtlinien und Mitteilungen für die Verwaltungsstellen sowie die Rundschreiben und Sonderinformationen erstellt.

Aufgaben der Abteilung Z

Die sieben Fachreferate der Abteilung Z haben die Aufgabe, die Abteilungen I und II zu unterstützen, da in diesen beiden Abteilungen der eigentliche Auftrag des Bundesamtes erledigt wird. Mit der Abteilung Z haben im Regelfall - bis auf den Bereich Innerer Dienst - weder Dienstleistende noch die Dienststellen unmittelbaren Kontakt. Hinter der Bezeichnung "Innerer Dienst" (Referat Z 3) verbirgt sich u.a. die Poststelle.

Erreichbarkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Das Bundesamt hat die zentrale Rufnummer 0221 3673 - 0. Zur Vermeidung von Wartezeiten in der Telefonzentrale sollte unbedingt die direkte Durchwahl angewählt werden. Ist die Durchwahl nicht bekannt, sind viele Rufnummern und Ansprechpersonen auf der Homepage des Bundesamtes (www.zivildienst.de - Startseite - Ansprechpersonen und Adressen - jeweiliger Aufgabenbereich anklicken) zu finden.

In der Telekommunikationszentrale sind die zwei zentralen Faxgeräte 0221 3673 - 4661/4662 in Betrieb. Eine schnellere Bearbeitung ist möglich, wenn die im Schriftverkehr angegebenen Faxgeräte in den einzelnen Referaten direkt angewählt werden.

Vordrucke

Im Bundesamt werden vielfach Vordrucke verwendet. Fast alle Vordrucke können über das Internet bezogen werden. Auf der Homepage des Bundesamtes (www.zivildienst.de - Startseite - Downloads) sind die Vordrucke zum Herunterladen eingestellt.

Einige wenige Vordrucke können beim Bundesamt -Referat Z 3- angefordert werden. Bitte benutzen Sie hierfür den Bestellschein.

Beim Ausfüllen des Bestellscheins ist darauf zu achten, dass der Name und die Anschrift der Dienststelle sowie die genaue Bezeichnung und Bestellmenge der Vordrucke angegeben werden. Adressaufkleber bitte lose beifügen und nicht aufkleben!

Schriftverkehr

Bei allen Kontakten mit dem Bundesamt sollte möglichst immer das letzte bekannte Geschäftszeichen zum Sachverhalt angegeben werden. Das Geschäftszeichen besteht in der Regel aus der Angabe der Abteilung und des Referates sowie des Namens der Bearbeiterin / des Bearbeiters. Zur Vermeidung von Nachfragen ist es auch wichtig, dass die Personenkennziffer des betreffenden Dienstpflichtigen / Dienstleistenden angegeben wird. Diese setzt sich zusammen aus dem Geburtsdatum (Stellen 1 bis 6), dem Anfangsbuchstaben des Geburtsnamens, einer Kennziffer für das zuständige Kreiswehrersatzamt sowie einer Prüfziffer. Schriftwechsel ohne Angabe der Personenkennziffer oder zumindest des Vor- und Nachnamens sowie des Geburtsdatums als Zuordnungskriterium wird ggf. an den Absender mit der Bitte um Ergänzung zurückgesandt. Die Personenkennziffer wird dem Dienstpflichtigen bei der Erfassung / Musterung mitgeteilt.

Die Dienstleistenden müssen den Schriftverkehr mit dem Bundesamt grundsätzlich über ihre Dienststelle und die zuständige Verwaltungsstelle / Zivildienstgruppe senden. Die Verpflichtung zur Frankierung trifft i.d.R. den Absender; d.h. der Dienstleistende ist für die Frankierung seines Schreibens an die Dienststelle zuständig. Die Dienststelle ist für die Weiterleitung und Frankierung des Schreibens an die Verwaltungsstelle / Zivildienstgruppe bzw. das Bundesamt verantwortlich.

Zustellung gegen Empfangsbekenntnis

Soweit das Bundesamt die Dienststelle mit der Zustellung eines Schriftstückes gegen Empfangsbekenntnis beauftragt, sind nachfolgende Aspekte zu beachten:

Beauftragte der Dienststelle oder andere ermächtigte Beschäftigte der Dienststelle händigen dem Dienstleistenden das zuzustellende Schriftstück aus.

Das Empfangsbekenntnis ist vollständig auszufüllen und vom Dienstleistenden zu unterschreiben. Das Datum der Zustellung ist durch die zustellende Bedienstete bzw. den zustellenden Bediensteten auf dem auszuhändigenden Schriftstück bzw. auf dessen Umschlag zu vermerken.

Verweigert der Dienstleistende die Annahme, ist er darauf hinzuweisen, dass er lediglich die Entgegennahme bescheinigt und kein Anerkenntnis des Inhalts und kein Rechtsmittelverzicht damit verbunden ist. Lehnt er die Entgegennahme weiterhin ab, ist das Schriftstück am Ort der Zustellung zurückzulassen (in der Regel also im Büro der Beschäftigungsstelle zu hinterlegen). Auf dem Empfangsbekenntnis ist zu vermerken, dass der Dienstleistende die Annahme verweigert hat und zu welcher Zeit und an welchem Ort das Schriftstück zurückgelassen worden ist. Die Zustellung gilt damit als erfolgt.

Nimmt der Dienstleistende das auszuhändigende Schriftstück in Empfang, lehnt er aber die Unterschrift auf dem Empfangsbekenntnis ab, hat die zustellende Bedienstete bzw. der zustellende Bedienstete ebenfalls das Zustellungsdatum auf dem auszuhändigenden Schriftstück zu vermerken und auf dem Empfangsbekenntnis die Verweigerung der Unterschrift sowie die Tatsache der Zustellung mit Zustellungsdatum anzugeben.

Je nach Vorgabe des Bundesamtes auf dem Empfangsbekenntnis ist dieses umgehend an das Bundesamt zurückzusenden oder zur Dienststellenakte des Dienstleistenden bei der Dienststelle zu nehmen.

Ist der Dienstleistende in der Dienststelle nicht erreichbar, ist dafür Sorge zu tragen, dass das Schriftstück unverzüglich durch Einschreiben wirksam zugestellt wird. Ist die Zustellung schwierig bzw. nicht möglich, ist das Bundesamt unverzüglich - wenn es eilt, zunächst telefonisch - zu unterrichten.