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Die Beteiligung der Dienstleistenden in dienstlichen Angelegenheiten wird durch das Zivildienstvertrauensmanngesetz - ZDVG - (Anlage), geregelt und soll zu einer vertrauensvollen Zusammenarbeit bei der Dienstgestaltung und zu einer fürsorglichen Berücksichtigung der Belange der einzelnen Dienstleistenden beitragen.

Die Beteiligung der Dienstleistenden erfolgt regelmäßig durch Vertrauensmänner.

Die Einzelheiten des Wahlverfahrens sind in der als Anlage abgedruckten Verordnung über die Wahl der Vertrauensmänner der Dienstleistenden vom 16.01.91 geregelt.

Das Recht des Dienstleistenden, sich in dienstlichen und persönlichen Angelegenheiten an seine Vorgesetzten zu wenden sowie Anträge und Beschwerden vorzubringen, bleibt unberührt.

Die Einzelheiten des Wahlverfahrens sind in der als Anlage abgedruckten "Zweiten Verordnung über die Wahl der Vertrauensmänner der Dienstleistenden" vom 26.02.2002 geregelt.

Eine Durchschrift der Wahlniederschrift muss nach § 12 Abs. 2 Satz 2 der "Zweiten Verordnung über die Wahl der Vertrauensmänner der Dienstleistenden" das Bundesamt für den Zivildienst - Referat II 1 -, 50964 Köln erhalten.

Die Dienstleistenden wählen in geheimer und unmittelbarer Wahl aus ihren Reihen in Dienststellen oder in Lehrgängen mit fünf bis zwanzig Dienstleistenden je einen Vertrauensmann und je einen Stellvertreter, in Dienststellen oder in Lehrgängen mit einundzwanzig und mehr Dienstleistenden je einen Vertrauensmann und je zwei Stellvertreter (§ 2 Abs. 1 ZDVG). Hierbei kommt es nur auf die Zahl der in der Dienststelle tätigen Dienstleistenden an, nicht auf die Zahl der vorhandenen Zivildienstplätze. Sinkt die Zahl der Dienstleistenden während der Amtszeit des Vertrauensmannes/des Stellvertreters auf unter 5 bzw. 21, führt dies nicht zur Beendigung des Amtes.

Die Amtszeit des Vertrauensmannes beginnt mit dem Tag der Wahl oder, wenn zu diesem Zeitpunkt noch ein Vertrauensmann im Amt ist, mit dem Ablauf von dessen Amtszeit. Endet der Zivildienst oder der Lehrgang des Vertrauensmannes, so endet auch seine Amtszeit (§ 7 ZDVG).

Für Lehrgänge entfällt die Wahl des Vertrauensmannes und der Stellvertreter, wenn die voraussichtliche Amtsdauer des Vertrauensmannes bis zur Beendigung des Lehrgangs weniger als zehn Kalendertage beträgt (§ 2 Abs. 2 ZDVG). Sind die zeitlichen Voraussetzungen für eine Vertrauensmännerwahl in Lehrgängen erfüllt, wird die Wahl durchgeführt (§ 2 Abs. 3 der Zweiten Verordnung über die Wahl der Vertrauensmänner der Dienstleistenden).

Wahlberechtigt sind alle Dienstleistenden, die dem Wahlbereich angehören, für den der Vertrauensmann zu wählen ist, und zwar unabhängig davon, wie lange das Zivildienstverhältnis noch dauert. Wählbar ist jeder Wahlberechtigte des Wahlbereichs der in das Wählerverzeichnis eingetragen ist, außer den Dienstleistenden, die unter die in § 2 Abs. 4 Nr. 1 und 2 ZDVG genannten Ausnahmen fallen.

Die Wahl der Vertrauensmänner und der Stellvertreter erfolgt durch die Wahlberechtigten auf einer Wahlversammlung, die vom Wahlvorstand geleitet wird.

Die Wahl der Vertrauensmänner in den Dienststellen bleibt zwar der freien Entscheidung der Dienstleistenden vorbehalten, die Leiter/innen der Dienststellen sind jedoch gehalten, auf die Wahl von Vertrauensmännern hinzuwirken.

Ist ein Vertrauensmann nicht gewählt, können sich die Dienstleistenden mit ihren Anliegen an den für ihre Dienststelle zuständigen Betriebs- oder Personalrat wenden (§ 3 Abs. 2 Satz 1 ZDVG). Dieser hat auf die Berücksichtigung der Anliegen, falls sie berechtigt erscheinen, bei dem Leiter des Betriebes oder der Verwaltung hinzuwirken (§ 3 Abs. 2 Satz 2 ZDVG). Damit die in der Dienststelle gebildete Personalvertretung beim Leiter der Dienststelle auf berechtigte Anliegen der Dienstleistenden hinwirken kann, sollte der Personalvertretung vom Leiter der Dienststelle mitgeteilt werden, welche Dienstleistenden für welchen Zeitraum und mit welchen Aufgaben in der Dienststelle beschäftigt werden.

Die Beteiligung der Vertrauensmänner erfolgt durch

• Anhörung (§ 16 ZDVG) - Nr. 3.1 -,

• Vorschlagsrecht (§ 17 ZDVG) - Nr. 3.2 - und

• Mitbestimmung (§ 18 ZDVG) - Nr. 3.3 -.

Sie unterbleibt, wenn der Vertrauensmann selbst Betroffener einer Personalmaßnahme oder einer Disziplinarmaßnahme oder Beschwerdeführer ist. In diesen Fällen ist der Stellvertreter des Vertrauensmannes zu beteiligen (§ 24 ZDVG).

Dem Vertrauensmann sind beabsichtigte Maßnahmen und Entscheidungen, zu denen er anzuhören ist, rechtzeitig mitzuteilen. Ihm ist Gelegenheit zur Äußerung zu geben.

Eine Anhörung des Vertrauensmannes durch den Vorgesetzten ist erforderlich

nach § 19 Abs. 1 ZDVG auf Antrag des betroffenen Dienstleistenden bei folgenden Personalmaßnahmen:

• Versetzung aus dienstlichen Gründen
• Umsetzung innerhalb der Dienststelle
• Vorzeitiger Beendigung des Dienstverhältnisses, sofern das Zivildienstgesetz einen Ermessensspielraum einräumt
• Anträge auf Genehmigung einer Nebentätigkeit oder von Sonderurlaub.

Der Vorgesetzte teilt die Äußerung des Vertrauensmannes zu der beabsichtigten Personalmaßnahme der zuständigen Stelle mit; das Ergebnis der Anhörung ist in die Personalentscheidung einzubeziehen.

Bei der Gestaltung des Dienstbetriebes hat der Vertrauensmann nach § 20 Abs. 1 Satz 2 ZDVG ein Vorschlagsrecht. Der Vorgesetzte hat die Vorschläge des Vertrauensmannes mit ihm zu erörtern. Kommt eine Einigung nicht zustande, kann der Vertrauensmann sein Anliegen dem nächsthöheren Vorgesetzten vortragen, sofern ein solcher vorhanden ist. Dieser entscheidet abschließend. Bis dahin soll die Ausführung einer dienstlichen Anordnung oder einer sonstigen Maßnahme ausgesetzt werden, wenn dem dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.

Entspricht der Vorgesetzte einem Vorschlag des Vertrauensmannes nicht oder nicht in vollem Umfang, teilt er dem Vertrauensmann seine Entscheidung unter Angabe der Gründe mit.

Soweit die Dienststellen den Dienstleistenden Betreuungseinrichtungen, wie z. B. Gemeinschaftsräume und Sportmöglichkeiten zur Verfügung stellen, haben die Vertrauensmänner ein Mitbestimmungsrecht bei der Regelung der Benutzung dieser Einrichtungen durch die Dienstleistenden (§ 21 Abs. 1 ZDVG). Das Gleiche gilt bei der Planung von Veranstaltungen des außendienstlichen Gemeinschaftslebens (§ 21 Abs. 2 Satz 1 ZDVG). Der Vertrauensmann ist rechtzeitig über derartige Maßnahmen durch den zuständigen Vorgesetzten zu unterrichten; es ist ihm Gelegenheit zur Äußerung zu geben. Kommt eine Einigung nicht zustande, ist die der Mitbestimmung unterliegende Maßnahme oder Entscheidung auszusetzen und der nächsthöhere Vorgesetzte anzurufen, sofern ein solcher vorhanden ist. Entscheidet dieser abweichend vom Vorschlag des Vertrauensmannes, ist die Entscheidung gegenüber dem Vertrauensmann schriftlich zu begründen.

Der Vertrauensmann darf in der Ausübung seiner Befugnisse nicht behindert und wegen seiner Tätigkeit nicht benachteiligt oder begünstigt werden.

Ein Dienstleistender, der anlässlich der Wahrnehmung von Rechten oder Erfüllung von Pflichten als Vertrauensmann durch einen Unfall eine gesundheitliche Schädigung erleidet, die im Sinne des Zivildienstgesetzes eine Zivildienstbeschädigung (vgl. Abschnitt G 12 des Leitfadens) wäre, wird hinsichtlich der ihm zustehenden Versorgung wie ein Dienstleistender gestellt, der eine gesundheitliche Schädigung durch Unfall während der Ausübung des Dienstes erlitten hat (§ 6 ZDVG).

Der Vertrauensmann darf während der Dauer seines Amtes gegen seinen Willen zu einer anderen Dienststelle nur versetzt werden, wenn dies auch unter Berücksichtigung seiner Stellung als Vertrauensmann aus dienstlichen Gründen unvermeidbar ist (§ 11 ZDVG).

Der Vertrauensmann kann sich entsprechend § 41 des Zivildienstgesetzes - ZDG - auch dann beschweren, wenn er glaubt, in der Ausübung seiner Befugnisse behindert oder wegen seiner Tätigkeit benachteiligt zu sein (§ 12 ZDVG).

Der Vertrauensmann kann an Sitzungen des Betriebs- oder Personalrates der Dienststelle beratend teilnehmen, wenn Angelegenheiten behandelt werden, die auch die Dienstleistenden betreffen (§ 3 ZDVG). Diese Vorschrift gilt nur für die Dienststellen des Bundes und für Betriebe, auf die das Betriebsverfassungsgesetz Anwendung findet. Dienstleistende können nicht an Personalratssitzungen in Beschäftigungsstellen der Länder, der Kommunen oder an Sitzungen von Mitarbeitervertretungen in kirchlichen Beschäftigungsstellen beratend teilnehmen, wenn die Personalvertretungsgesetze der jeweiligen Länder oder Mitarbeiterverordnungen der Kirchen dies nicht zulassen.

Der Vorgesetzte hat den Vertrauensmann bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 ZDVG). Hierzu gehört, dass ihm die Dienststelle für die Erfüllung seiner Aufgaben die notwendigen sächlichen Mittel (z. B. Büromaterial) zur Verfügung stellt.

Der Vertrauensmann ist über Angelegenheiten, die seine Aufgaben betreffen, rechtzeitig und umfassend zu unterrichten (§ 14 Abs. 2 Satz 2 ZDVG). Ihm sind z. B. auf Antrag der Leitfaden und die Sonderinformationen von der Dienststelle zur Einsichtnahme vorübergehend gegen Quittung zu überlassen.

Dem Vertrauensmann ist während des Dienstes Gelegenheit zu geben, Sprechstunden für Zivildienstleistende innerhalb der Dienststelle abhalten zu können, soweit dies zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlich ist und dienstliche Gründe nicht entgegenstehen (§ 14 Abs. 2 Satz 3 ZDVG).

Hierbei sind die jeweiligen Verhältnisse in der Dienststelle angemessen zu berücksichtigen, insbesondere muss die Funktionsfähigkeit der Dienststelle gewährleistet bleiben.

Der Vertrauensmann hat nach § 5 ZDVG Schweigepflicht für die ihm in Ausübung seiner Tätigkeit bekanntgewordenen Angelegenheiten.

Der Vorgesetzte hat alle Dienstleistenden alsbald nach Dienstantritt über die Rechte und Pflichten des Vertrauensmannes zu unterrichten und den Namen des Vertrauensmannes bekanntzugeben (§ 15 Abs. 1 ZDVG).

Der Vorgesetzte hat den Vertrauensmann und seine Stellvertreter unverzüglich nach ihrer Wahl in ihr Amt einzuweisen (§ 15 Abs. 2 ZDVG).

Dem Vertrauensmann ist im Rahmen der gesetzlichen Regelungen Freistellung vom Dienst zu gewähren, wenn er durch die Erfüllung seiner Aufgaben als Vertrauensmann über die regelmäßige tägliche Arbeitszeit hinaus beansprucht wird (§ 15 Abs. 5 ZDVG).

Hierdurch wird die Möglichkeit berücksichtigt, dass ein Vertrauensmann insbesondere bei größeren Dienststellen seine Tätigkeit als Vertrauensmann auch über seine regelmäßige tägliche Arbeitszeit hinaus ausdehnen muss.

Da es sich hierbei um eine dienstlich bedingte besondere zeitliche Belastung handelt, ist ihm hierfür Freistellung vom Dienst zu gewähren. Das bedeutet, dass einem Vertrauensmann, dem durch die Erfüllung seiner Aufgaben "Überstunden" entstanden sind, hierfür grundsätzlich ein Dienstzeitausgleich in Freizeit zusteht. Dies kann jedoch für den Regelfall nur dann zutreffen, wenn Gründe der Dienstgestaltung es dem Vertrauensmann unmöglich machen, sich während der Sprechstunde nach § 14 Abs. 2 Satz 3 ZDVG mit diesen Angelegenheiten zu befassen (vgl.Nr. 4.7 ).

Die Vorbereitung der Vertrauensmänner durch das BAZ besteht in der

• Zurverfügungstellung eines Merkheftes, das neben den einschlägigen Vorschriften (ZDVG, Wahlordnung) auch eine acht Druckseiten umfassende Information (Kommentierung), einen Verfahrensablauf der Wahl und ein ABC über die Funktion und die Aufgaben eines Vertrauensmannes enthält

• Veröffentlichung im "Leitfaden", Abschnitt B 7 (Text identisch mit dem vorerwähnten Merkheft bis auf das ABC)

• Unterrichtung im Rahmen des Einführungsdienstes (Merkheft, ausliegend im Unterrichtsraum)

• sporadischen Veröffentlichung in der Zeitschrift "ZIVILDIENST, Magazin für den Dienstleistenden".

Verbände wie Diakonie und Caritas, bieten gelegentlich Veranstaltungen (z.B. Rüstzeiten, Werkwochen) speziell für Vertrauensmänner an.

Der Präsident des BAZ oder von ihm beauftragte Beschäftigte des BAZ führen mindestens einmal im Kalenderjahr mit Vorgesetzten und Vertrauensmännern eine Besprechung über Angelegenheiten von gemeinsamem Interesse aus dem Aufgabenbereich des Vertrauensmannes durch (§ 15 Abs. 4 ZDVG). Vertrauensmänner und Vorgesetzte erhalten damit die Möglichkeit, in Angelegenheiten von gemeinsamem Interesse Informationen und Erfahrungen auszutauschen und sich insbesondere in der Beurteilung von Fragen der Arbeitsaufgaben, des inneren Dienstbetriebes, der Fürsorge und des außerdienstlichen Gemeinschaftslebens abzustimmen.

Der Stellvertreter tritt nach § 10 ZDVG ein, wenn

• das Amt des Vertrauensmannes vorzeitig endet

oder

• der Vertrauensmann an der Ausübung seines Amtes verhindert ist oder sein Amt ruht (§ 9 Abs. 2 ZDVG).

Die Amtszeit eines Stellvertreters beginnt mit dem Tag der Wahl, frühestens jedoch mit Beginn der Amtszeit des von ihm vertretenen Vertrauensmannes; sie endet mit dem Ende seines Zivildienstes oder seines Lehrganges.